– Mixit
“Hoe verhogen we de Employee Experience van de medewerkers bij het veranderproces voor het Havenbedrijf Rotterdam?”
Wij zijn team WAKS.
W
William Sarkisjan
Interaction Designer
A
Anne du Bois
Creative Technologies & Prototyping
K
Kevin van Dijk
Visual Designer
S
Sander Hartog
User Research & Testing
De opdracht
De opdracht van Mixit is om een strategie te ontwikkelen die de 'Employee Experience' bij veranderingsprocessen in het Havenbedrijf Rotterdam verbetert. Deze strategie moet gericht zijn op het begrijpen en beter ondersteunen van medewerkers tijdens organisatorische veranderingen. Daarnaast is het de bedoeling dat deze aanpak ook toepasbaar en herbruikbaar is voor andere organisaties die met vergelijkbare veranderingen te maken hebben.
De opdrachtgever, Mixit, stelt de uitdaging om de 'Employee Experience' bij het Havenbedrijf Rotterdam te verbeteren tijdens veranderprocessen. Het onderliggende probleem is dat werknemers vaak onvoldoende ondersteuning ervaren en geconfronteerd worden met verkeerde werkondersteunende oplossingen tijdens organisatorische veranderingen. De uitgangssituatie is dat er behoefte is aan een effectievere benadering die niet alleen aansluit bij het Havenbedrijf, maar ook toepasbaar is voor andere organisaties in vergelijkbare situaties.
Randvoorwaarden
De oplossing moet zich richten op het Havenbedrijf Rotterdam, maar dient ook herbruikbaar te zijn voor andere organisaties die door vergelijkbare veranderprocessen gaan.
Het is belangrijk dat de ontwikkelde aanpak toepasbaar is in verschillende organisatorische veranderingscontexten.
Het moet een standaardaanpak zijn die zowel de veranderplannen realiseert als de medewerkers effectief begeleidt door de veranderingen heen.
Research Phase
Concurrentieonderzoek
Voor het onderzoek hebben wij gekeken naar verschillende bedrijven die al veel hebben gedaan om de employee experience te verhogen. Dit is uitgevoerd als inspiratie en heeft ons inzichten gegeven voor het design proces.
Persona’s
Om een concreet beeld te krijgen van wie onze doelgroep precies is hebben we deze User Persona gemaakt. Deze kunnen we als leidraad gebruiken in het verdere proces.
Empathy Map
De Empathy Map is een kaart waarop we noteren wat mensen zien,
horen, zeggen/doen en denken/voelen. Het helpt ons beter begrijpen wat
mensen nodig hebben en maakt het makkelijker om oplossingen te bedenken
die echt aansluiten bij hun behoeften.
Inzichten
Moderne Patronen
De oudere respondenten hebben het meeste moeite met de procesveranderingen omdat zij moeite hebben met het begrijpen van ‘ moderne’ patronen.
Hoge werkdruk
Kantoormedewerkers kunnen een negatieve associatie hebben met kantoorwerk door hoge werkdruk, saaie en lastige bezigheden. Intranet speelt hier ook een rol in als dit onduidelijk ingericht is.
Angst, stress en weerstand
Er moet rekening gehouden worden met gevoelens zoals faalangst, stress en weerstand bij een procesverandering.
Uitdagend
Enkele respondenten vinden procesveranderingen uitdagend en zien dit als iets goeds omdat zij dit zien als een nieuwe kansen om bijvoorbeeld hun eigen werkskills te verbeteren.
User Journey
We willen een visueel beeld krijgen van hoe de huidige situatie in elkaar zit. Daarom hebben we deze User Journey gemaakt. We zien hierin dat vooral in de ‘weerstandsfase’ veel negatieve emoties naar voren komen. Daarom zullen wij ons voor het verloop van het project hierop focussen.
Vervolgens hebben we een beeld gemaakt van de gewenste situatie.
Redefine The Question
Hoe verhogen we de Employee Experience van de medewerkers bij het veranderproces voor het Havenbedrijf Rotterdam?
Hoe kunnen we onzekerheid en faalangst verminderen gedurende de weerstandsfase in een procesverandering
Voor kantoormedewerkers
Zodat zij beter omgaan met veranderingen en de Employee Experience wordt verhoogd.
Ideate Phase
Crazy Wishes
Eén van de unieke methodes die we hebben gebruikt is de ‘Crazy-Wishes’. Hierbij bedenk je bij de belangrijkste inzichten eerst één ronde normale ideeën en vervolgens de meeste ‘crazy’ ideeën. Concepten staan in COCD-box.
COCD-Box
De COCD-box is een methode om ideeën te ordenen op originaliteit en realiseerbaardheid. Met deze methode hebben we drie concepten kunnen selecteren die we verder zullen uitwerken (zie 3 concepten).
Ontwerprichtlijnen
Richtlijn 1
“Het ontwerp moet bijdragen aan een verbeterde (kantoor)werkervaring.”
Research Collage, 2023) (Interviews, 2023)
Richtlijn 2
“Het ontwerp moet de communicatie binnen het bedrijf verbeteren al dan niet ondersteunen.”
(Herman, 2023) (Cleary, 2023) (McGovern, 2021) (Research Collage, 2023). (Workvivo, Z.D.),
Richtlijn 3
“Het ontwerp moet innovatief en vernieuwend zijn.”
(Global Employee Engagement Study, 2021) (Mixit, 2023)
3 Concepten
Nadat we als team de bovenstaande ideate methodes hebben ingezet, hebben we uiteindelijk de drie gekozen concepten verder uitgewerkt. Onderstaand zie je deze concepten met een korte beschrijving erbij.
Care-Bot
De 'Care-Bot' is een digitale en fysiek robot die de gemoedstoestand peilt, ondersteuning biedt, advies geeft, en informatie terugkoppelt aan gebruikers.
LearnSync+
De 'Care-Bot' is een digitale en fysiek robot die de gemoedstoestand peilt, ondersteuning biedt, advies geeft, en informatie terugkoppelt aan gebruikers.
Feedback Kaartspel
Spel om feedback geven voor medewerkers minder ‘eng’ te maken, door dit op een speelse manier te organiseren. Vragen op kaarten zijn verdeeld in categorieën als ‘suggesties’ en ‘zorgen’ om open te communiceren.
Midterm presentatie
Gedurende de midpresentatie hebben wij bovenstaande drie concepten gepresenteerd aan Mixit. Zij hebben hierin aangegeven te willen kiezen voor een combinatie van het eerste en laatste concept.
Design Phase
Storyboard
Iteratie 1
De 1e iteratie bestond uit het visualiseren van het digitale interface en de fysieke vorm van de companion+. De digitale interface zou in lijn staan met de fysieke sensoren van de robot.
Een poster visualisatie van de companion+ in robot vorm. De robot vorm is een interactief prodoct wat doormiddel van arduino sensoren en het digitale scherm 1 geheel vormd.
Feedback
Fysiek > mobiele app
De fysieke robot werd uiteindelijk niet gekozen vanwege zijn beperkte
schaalbaarheid in vergelijking met de digitale versie. De mogelijkheid
om op grote schaal te opereren was beperkt bij de fysieke robot, terwijl
de digitale meer flexibiliteit bood.
Toegevoegde waarde
Uitwerken wat exact de USP’s zijn van de Companion+. Waarom zou een bedrijf dit gaan gebruiken? Wat zijn de hoofdzakelijke features?
Werkbaarheid concept
Scenario uitwerken waarin duidelijk wordt hoe de Companion+ binnen een vergadering inspringt/antwoorden geeft. Hiernaast ook een test uitvoeren waarbij een vergadering wordt gesimuleerd met de Companion+
Iteratie 2
Iteratie 2 bestond uit het testen van het digitale scherm van de robot en of dit zou werken zoals wij het voor ogen hadden. Dit hebben wij getest onder een aantal studenten van de hogeschool Rotterdam. Hierbij is er een fictief scenario geschetst namelijk de overgang van sketch naar figma.
Feedback
Meeting-format
Tijdens de scenario test kwam naar voren dat het huidige format niet echt werkbaar is. Gebruikers lijken het wenselijker om het initiatief in eigen hand te nemen.
Visuals en interface
De visuals en interface wordt als minder praktisch ervaren door landscape-mode. Donkere sferen zijn omgezet naar vrolijke kleuren.
Praat-modus
Joost zijn suggestie was om een alternatief in de Companion+ te zetten, zodat gebruikers een gesprek kunnen voeren.
Sitemap
De sitemap heeft als een blauwdruk gediend die we aan het begin van het concept hebben gemaakt. Het geeft een overzicht van alle pagina's en hoe ze met elkaar verbonden zijn.
Eindproduct
Hallo Avery
circle-small
AI-gestuurde bot die werknemers ondersteunt bij bedrijfsveranderingen
circle-small
Biedt praktische adviezen, gericht op het verminderen van de weerstand en onzekerheid
circle-small
Verzamelt feedback van gebruikers om inzichten te bieden aan leidinggevenden
De toegevoegde waarde voor medewerkers
check
Directe toegang tot informatie over de veranderingen
check
Geeft relevante en specifieke informatie en advies
check
De drempel is laag om tot een antwoord te komen
De toegevoegde waarde voor organisaties
check
Vermindert de belasting op HR en leidinggevenden door zelfondersteuning
check
Verbeteren van de Employee Experience
check
Verkrijg inzichten in de Employee Experience van de medewerkers
Chatbots
close
Oppervlakkig en kan niet handelen met complexe bedrijfsprocessen
close
Geeft vaak generieke, niet gepersonaliseerde antwoorden
close
Biedt beperkte middelen afgestemd op specifieke veranderingssituatie
Companion+
check
Begrip van de processen en kan specifieke, relevante informatie en advies geven
check
Creëert persoonlijke ervaring door reacties aan te passen aan de individuele situatie
check
Verstrekt middelen specifiek voor de context en uitdaging
Andere Features
check
Welzijn
check
Customization
check
Contact formulier
check
Toekomstige veranderingen
